年間7時間しか残業しない私のタスク管理術

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自慢になってしまいますが、私はほぼ残業をしません。

今回はそれを可能にしているタスク管理術の概要を共有したいと思います。

2019年の年間残業時間

正確なデータはどんなものかと勤務記録を確認してみると、2019年のトータルは7時間でした。

1ヶ月に1時間もしていないことになりますが、ほぼ定時で仕事を終えているのでそうなりますよね。

毎日定時退社を可能しているのは、数年かけて構築した自分なりのタスク管理術のおかげです。

タスク管理のフレームワーク

私が採用しているタスク管理のフレームワークをまとめてみました。

タスク管理のフレームワーク
  1. GTD
  2. デッドライン管理
  3. タスクシュート
  4. ハンギングファイル

これらはあくまで考え方です。
具体的に使用しているツールはまた別に紹介します。

GTD

Getting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)、略称 GTD(ジー・ティー・ディー)は、個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。

Wikipedia/Getting_Things_Done

私見ですが、ほとんどのタスク管理アプリはGTDの考え方を基本にしていると思います。

ですので、タスク管理アプリを使いこなしたい人、あるいはうまく使えていないという人はまずGTDについての理解を深めることをお勧めします。

GTD
Dreamscope/GTDのワークフロー

GTD自体については、また別の記事で述べたいと思いますが、個人的には下記の項目がポイントだと思っています。

GTDのポイント
  • タスクを自分の脳からアウトプット
  • タスクの一元管理
  • タスクを整理して実行する順番を決めるルール
  • ルーチンタスクの設定

ポイントの中でも一番重要なのは、タスクを一元管理できることですね。

デッドライン管理

タスク管理の基本はGTDですが、GTDではアウトプットしたタスクを整理するルールが必要になります。

私は全てデッドライン(期限)を指標にしてタスクを管理しています。
これは「残業ゼロ」で有名な吉越浩一郎さんの手法を参考にしています。

タスクをアウトプットするときには、必ずそのタスクの期限も明確にします。

タスク=「何を」+「いつまでに」

というように、タスクは2つの要素からなるデータの形で管理します。

基本的には期限の近いものほど優先して取り組むというルールです。

タスクシュート

タスクシュートは大橋悦夫さんが開発したタスク管理のツールです。

具体的にはタスク管理のExcelマクロなのですが、私はGTDを発展させた一つの方法論だと考えています。

タスクシュートの一番の特徴は、タスク完了にかかる見積時間を入力することにあります。

つまり、タスクシュートでは、

タスク=「何を」+「いつまでに」+「どれくらいの時間をかけて」

という形でタスクが管理されることになります。

こうすることで、「今日は何時何分に仕事が終わるか」という予定を出すことできます。

終了時刻=現時刻+今日の予定タスクの見積時間の合計

このような計算が可能になるからです。

また、タスクシュートでは当日だけではなく、当日から10日先までの1日ごとの所要時間合計も可視化されます。この機能もすごく重要です。

まとめ

私のタスク管理法の概略をまとめると

タスク管理のフレームワーク
  1. GDTでタスクを漏れなくアウトプット・一元管理
  2. デッドライン管理でタスクを整理して優先順位をつける
  3. タスクシュートで今後10日に取り組むタスクを決定・記録する

という感じになります。

フレームワークの細部や使用しているツールにまで説明すると、かなりの長文になりそうなので、また別の記事で紹介したいと思います。

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